Huishoudelijk reglement
Dansen maakt blij!
Huishoudelijk reglement der dansvereniging de Dansklas
Artikel 1 Lidmaatschap en betaling
1a. Lidmaatschap
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Het lidmaatschap wordt aangegaan voor bepaalde tijd, namelijk voor een periode van één boekjaar. Artikel 1c vormt een uitzondering.
Men kan lid worden door te voldoen aan de verplichtingen voor toelating van de vereniging. De verplichtingen bestaan uit het invullen van het inschrijfformulier op de website van de vereniging gedurende de aangegeven periode. Daarmee gaat het lid akkoord met de Privacyverklaring, waarin beschreven staat hoe de persoonsgegevens van de leden verwerkt en beschermd worden.
De inschrijving voor de danslessen wordt gedaan door middel van het inschrijfformulier en kan ten alle tijden van het boekjaar gebeuren.
De Statuten, het Huishoudelijk Reglement en de Privacyverklaring zijn op de website van de vereniging te vinden, opdat elk lid te allen tijde kennis kan nemen van deze documenten.
1b. Betaling
De betaling voor lidmaatschap van De Dansklas bestaat uit het voldoen van de contributie en het lesgeld. Het lesgeld wordt per lesblok berekend en afgeschreven. Per jaar zijn er twee lesblokken.
De contributie en het lesgeld dienen direct bij aanvang van lidmaatschap te worden voldaan. Dit betekent dat bij inschrijving men een belofte aangaat van betaling van de les, kortom: inschrijven is betalen. De hoogte van de contributie en het lesgeld wordt door de penningmeester van de vereniging in samenspraak met de rest van het bestuur en de Kascommissie vastgesteld, evenals de termijn waarvoor de betaling dient te geschieden. Indien men de gegeven termijn voor de betaling overschrijdt, wordt een boete opgelegd bovenop het verschuldigde bedrag van contributie en lesgeld. De hoogte van deze boete wordt door het bestuur aan het begin van het boekjaar vastgesteld.
Bij het niet voldoen aan de betaling, wordt het lid uitgesloten van deelname aan alle activiteiten binnen De Dansklas. De termijn voor uitsluiting van deelname wordt door het bestuur vastgesteld. Deze maatregel mag te allen tijde toegepast worden, mits een waarschuwing is verstuurd. In beginsel is er geen teruggave van lesgeld mogelijk, tenzij er sprake is van overmacht waardoor het lid niet langer kan deelnemen aan de danslessen. Dit is aan het bestuur om te beoordelen.
Komt een lid later in het jaar in een les, dan worden de niet genoten lessen op het te betalen lesgeld in mindering gebracht. De contributie moet in alle bovenstaande gevallen worden betaald.
Het lid dat aan het eerste deel van een les zal deelnemen dient conform artikel 1a en 1b te voldoen aan de verplichtingen voor toelating van de vereniging. Geldzaken dienen onderling en buiten De Dansklas te worden geregeld. De contributie dient door beide leden te worden betaald.
Artikel 2. Begunstigd lidmaatschap: niet-dansende leden en alumni leden
2a. Niet-dansende leden
Niet-dansende leden zijn leden die op het moment niet in een dansles van De Dansklas dansen en een overeenkomst met De Dansklas zijn aangegaan als niet-dansend lid.Het is pas mogelijk om niet-dansend lid te worden, indien men lid is geweest bij De Dansklas. Om niet-dansend lid te worden, dient een e-mail naar de secretaris van De Dansklas gestuurd te worden. Dit kan op elk moment in het boekjaar. De hoogte van de contributie voor niet-dansende leden wordt, voorafgaand aan het dansseizoen, door de penningmeester van de vereniging in samenspraak met de rest van het bestuur en de Kascommissie vastgelegd, evenals de termijn waarvoor de betaling dient te geschieden.
2b. Ereleden en Leden van Verdienste.
De vereniging kan personen die een bijzondere bijdrage aan de vereniging hebben geleverd bedanken door hen te benoemen tot Erelid of Lid van Verdienste. Ereleden en Leden van Verdienste zijn (oud-)leden en kunnen door leden worden aangedragen bij het bestuur. Het bestuur maakt een selectie van de aangedragen personen. Tijdens de ALV worden deze personen voorgedragen en wordt er besloten door middel van een stemming of deze personen benoemd worden tot Ereleden of Leden van Verdienste. Ereleden en Leden van Verdienste hebben recht op enkele privileges, deze worden aan het begin van het jaar vastgelegd door het bestuur en verwerkt in de begroting.
Artikel 3. Structuur van de vereniging
De structuur van de vereniging is gebaseerd op een matrixorganisatie: horizontaal staan hierin de specialistische taken, verticaal staan hierin de activiteiten.
De volgende onderdelen krijgen in deze structuur hun taken toebedeeld: het bestuur, de commissies, de RvA en andere medewerkers. Deze worden in de volgende artikelen nader toegelicht.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden en taken van de bestuursleden
Als bestuurslid krijgt men een aantal privileges.. Er wordt van minimaal twee bestuursleden verwacht dat ze bij activiteiten aanwezig zijn.
Bestuursleden kunnen meerdere bestuursfuncties vervullen, mits niet in strijd gehandeld wordt met de Statuten. Het bestuur is vrij om de bestuurstaken anders te verdelen over de bestuursfuncties. Ook kan het bestuur commissies inzetten of aanstellen om taken te vervullen.
4a. Voorzitter
De voorzitter heeft het algemene toezicht op naleving van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Zij zorgt er tevens voor dat de missie en visie van De Dansklas gewaarborgd blijven. Zij onderhoudt de externe contacten. Zij stelt de agenda op en leidt de vergaderingen met het bestuur onderling en met docenten. Zij heeft ook de taak van algemene coördinatie.
4b. Secretaris
De secretaris notuleert bij elke vergadering. Zij verzorgt de ingekomen en uitgaande post en email van en naar de leden. Zij doet de ledenadministratie en houdt het archief bij. Het verwerken van de inschrijvingen valt hier ook onder. Zij heeft het algemene toezicht op de naleving van de Privacyverklaring.
4c. Penningmeester
De penningmeester houdt de kas bij, evenals het kasboek. De financiële jaarstukken worden door haar verzorgd. Het innen en controleren van de contributie en het lesgeld is haar verantwoordelijkheid. De contracten van de docenten worden door de penningmeester opgesteld, in samenwerking met de andere bestuursleden. Het bewaken van de algemene begroting en die van de commissies en het aanvragen van subsidies behoren ook tot haar taken.
Artikel 5. Commissies
Commissies worden aangesteld door het bestuur en kunnen worden ingezet om bepaalde taken voor de vereniging te vervullen. Per commissie is er een bestuurslid aangesteld als contactpersoon. Per jaar wordt deze verdeling door het bestuur zelf gemaakt.
Alle commissieleden zijn aanwezig bij de Algemene Ledenvergadering, de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering en andere Algemene Ledenvergaderingen. Mochten zij om bepaalde redenen niet aanwezig kunnen zijn bij een ALV, dan dienen zij zich uiterlijk drie dagen van tevoren af te melden bij het bestuur.
5a. Kascommissie
De Kascommissie houdt toezicht en controle op de financiële zaken binnen De Dansklas en controleert hiertoe de penningmeester. De Kascommissie bestaat uit de penningmeester van het vorige bestuursjaar en minimaal twee zo onafhankelijk mogelijke leden. Zij mogen niet binnen een andere commissie van De Dansklas actief zijn. De commissie controleert en heeft het recht tot goed- of afkeuren van de begroting, de halfjaarlijkse afrekening en de eindafrekening. Minimaal eenmaal per kwartaal vindt er overleg plaats tussen de penningmeester en de Kascommissie om de taken uit te voeren. De penningmeester zal de vice-penningmeester op de hoogte stellen van hetgeen besproken wordt tijdens dit overleg.
Artikel 6. Docenten
Het bestuur is verantwoordelijk voor het zoeken en aanstellen van docenten voor de reguliere lessen. Docenten krijgen een overeenkomst, maar werken op zelfstandige basis. Het lestarief voor de docenten bedraagt tussen de €20,- en €30,-.
Een docent en het bestuur bespreken betreffende de lessen de invulling.
Artikel 7. Verklaring Omtrent Gedrag
Bij het tekenen van een nieuw arbeidscontract dienen docenten van de kinderlessen een Verklaring Omtrent Gedrag aan te leveren. Indien een docent reeds in dienst is zonder een VOG aangeleverd te hebben, dient zij bij de eerstvolgende verlenging van het contract een VOG aan te leveren.
Artikel 8. Financiën
De inkomsten van de vereniging bestaan uit contributies van de leden, lesgelden, donaties, subsidies, legaten, entreegelden, schenkingen en uit eventuele andere bronnen.
Artikel 9. Algemene Ledenvergadering
Het bestuur brengt haar jaarverslag uit en presenteert haar eindafrekening van het in het afgelopen boekjaar gevoerde bestuur, onder overlegging van de benodigde bestanden. Het nieuwe bestuur legt de begroting voor het komende boekjaar voor aan de ALV.
Het financieel jaarverslag dient te zijn vastgelegd in de vorm waarin het gepresenteerd gaat worden aan de ALV.
De begroting dient te zijn vastgelegd in de vorm waarin het gepresenteerd gaat worden aan de ALV.
De commissies worden geïnstalleerd en gedechargeerd tijdens een ALV.
Tijdens de ALV vindt het goedkeuren van het kandidaatsbestuur plaats. Indien goedgekeurd, vindt de bestuurswissel plaats.
De agenda wordt door het bestuur gemaakt. Deze agenda en eventuele noodzakelijke documenten dienen minimaal een week voor aanvang van de ALV bekend te worden gemaakt aan de leden. Na afloop van de ALV worden de gemaakte notulen binnen drie weken naar de leden verstuurd.
Artikel 10. Activiteiten
10a. Algemeen
De vereniging stelt zich alleen financieel garant voor een door de vereniging georganiseerde activiteit. Activiteiten die onder de verenigingsnaam worden georganiseerd dienen aan de volgende eisen te voldoen:
De activiteit wordt onder hoofdverantwoordelijkheid van het bestuur georganiseerd. Het bestuur kan dit zelf doen, maar kan ook een persoon of commissie aanstellen om deze taak uit te voeren.
De begroting van de activiteit dient vooraf goedgekeurd te worden door het bestuur. De melding van de begroting evenals het overschrijden van de begroting moet bij het bestuur worden gemeld, als een commissie de activiteit organiseert.
Voordat de daadwerkelijke declaratie plaatsvindt, wordt er door alle organisatoren een eindafrekening gepresenteerd aan het bestuur. Bij goedkeuring wordt het gedeclareerde bedrag uitgekeerd.
Opbrengsten van activiteiten waar de vereniging voor garant staat, gaan naar de vereniging.
De hoogte van een minimumvergoeding per demonstratie of optreden wordt vastgesteld door het bestuur.
De hoogte van de onkostenvergoeding voor een docent van een De Dansklas cursus, les of workshop wordt bepaald door het bestuur.
Deelname aan activiteiten geschiedt geheel op eigen verantwoording en risico van de deelnemer.
Leden die activiteiten in naam van de vereniging willen organiseren, dienen vooraf toestemming te vragen aan het bestuur. Willen leden activiteiten organiseren onder eigen verantwoordelijkheid, dan moet dit gemeld worden bij het bestuur, indien het organiseren mogelijk de naam en belangen van de vereniging kan schaden.
Artikel 12. Wijzigingen
In het Huishoudelijk Reglement kunnen slechts wijzigingen worden aangebracht bij een besluit van de ALV, genomen met minstens twee derde van het aantal uitgebrachte stemmen. Er dienen minstens 5% van de stemgerechtigde leden aanwezig te zijn bij het nemen van een besluit, wil deze geldig verklaard worden. Indien dit niet het geval is, wordt een tweede ALV uitgeschreven, niet eerder dan twee en niet later dan vier weken na de eerste.
Alle leden hebben toegang tot de ALV en hebben stemrecht bij besluiten die aan de ALV worden voorgelegd. Leden van het bestuur zijn uitgesloten van stemrecht op de ALV, om de onafhankelijke rol van deze organen te bewaken. Ieder stemgerechtigd lid is bevoegd een ander lid schriftelijk te machtigen om voor haar te stemmen. Niemand mag echter meer dan één volmacht stem uitbrengen. Het machtigingsformulier is te allen tijde op te vragen bij het bestuur.
Een voorstel tot wijziging kan door ieder lid van de vereniging worden gedaan. Dit voorstel dient ten minste twee weken voor de ALV schriftelijk ingediend te zijn. Het bestuur bevestigt schriftelijk de ontvangst. Het bestuur geeft een motivatie over het wel of niet plaatsen van het wijzigingsvoorstel op de agenda van de ALV.
Artikel 13. Slotbepaling
In zaken waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet of in geval van verschil van mening over de uitleg van het Huishoudelijk Reglement ligt de beslissing bij het bestuur.